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北京城鄉倉儲大超市信息系統的設計與應用
作者:佚名 日期:2001-12-14 字體:[大] [中] [小]
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北京城鄉倉儲大超市有限公司,是北京城鄉貿易中心股份有限公司的全資子公司,于1998年1月正式營業。建筑面積1萬平方米,經營面積6000平方米。經營涉及二十幾個大類的近4萬個品種的商品。超市發展三年多來,利潤增長每年都在50%以上,名列北京商業行業的前列。
超市從開業始就全面實施了計算機管理信息系統,包括物流子系統、人事工資子系統和財務子系統,涉及到企業的人、財、物三個方面。其中物流子系統涵蓋商品進貨、銷售、庫存、調拔、分析統計等一系列活動,為其它子系統提供信息。可以說在商業MIS中,物流子系統客觀上發揮著基礎和核心的作用。北京城鄉倉儲大超市的MIS系統經過三年多的運行,取得了良好的經濟效益。本文將對其整個系統建設特別是物流信息管理子系統做介紹。
一、系統設計的目標和原則
1、系統設計目標
1)精確、實時地反映和準確處理公司各項業務活動,實現商品“進、銷、存、結”的一體化管理。通過商品信息與數據的統計和處理,將物流管理的各個環節有機地統一聯系起來,實現所有信息共享。中高層管理人員可以通過計算機隨時查看有關信息,進行實時監督。
2)真正實現商品單品管理。它不僅可以簡化前臺銷售,而且還滲透到物流的每個環節,能優化商品結構,避免商品短缺或重復進貨,并合理控制庫存。
3)及時準確地將企業的商品核算、數據統計、業務經營活動等各類信息加工處理,反饋給企業最高層,提供可靠、完整、科學的決策依據。
2、系統設計原則
1)可靠性與安全性:選用安全性好的操作平臺和數據庫系統,通過嚴密的操作權限、操作密碼、系統防火墻、UPS系統設計來防止數據因掉電、誤操作等被破壞。收款系統設計為POS機-POS服務器-主服務器三級結構。當網絡出現問題時,POS機和POS服務器都可單獨工作,當網絡通暢后能夠將數據及時、完整地傳到后臺,不影響前臺收款工作。
2)可擴展性與可修改性:任何一個系統都不是永恒的、固定不變的,隨著技術的發展和用戶需求的增加,硬件系統和網絡系統應該能夠方便地進行擴充,應用系統通過增加模塊,可以增加新的業務功能,使原有系統的投資得到最大程度的保護。
3)開放性和標準化:采用開放的網絡操作系統,標準的網絡結構通信協議(TCP/IP)及結構化布線系統,形成完整的編碼體系。通過代碼制,能準確描述出企業組織機構、人員、商品、賬務等流向及各方面的屬性。
二、系統設計結構
采用先進的客戶機/服務器(Client/Server)的網絡體系,數據集中存放,業務分布處理。該系統的總體結構分為硬件部分,網絡部分,操作系統、數據庫及開發工具三部分。
1、硬件部分
超市共有4層樓,經營面積相對比較大,銷售信息采集點位置分散,POS機數量多,因此有單獨的POS機-POS服務器。三臺POS服務器(其中一臺為備份機)連接40多臺第三類POS機和可聯網的電子秤。目前超市為單店經營,主服務器只有一臺HP LXPRO200,帶備份機。硬盤為容錯磁盤陣列系統RAID5。磁盤陣列是多個磁盤組成的一個磁盤存儲單元,這些磁盤采取并行處理方式,有效解決了CPU和磁盤I/O之間的瓶頸問題;采用低代價的編碼容錯方案,某些存儲空間存放冗余的數據校驗信息,當某個磁盤損壞失效時,數據可以通過存放在其他磁盤上的校驗信息得到恢復,整個磁盤系統仍能不間斷地運行。系統的設計充分體現了安全、可靠、高性能的原則。
客戶機/服務器模式的服務器主要用以向客戶機提供數據庫系統的共享資源,數據庫管理系統(DBMS)安裝在服務器上,用戶通過客戶機向連在網絡上的數據庫服務器請求訪問數據庫的服務。這樣DBMS服務器負責數據處理,客戶機僅需要運行前端應用軟件,網上通常只傳送請求和服務器處理的結果,既可以充分利用客戶機和服務器的資源,又可以減少網絡上傳輸的數據量,提高了系統效率。另外客戶機/服務器模式能夠方便地擴充客戶機和服務器,具有規模上的可擴展性。
2、網絡部分
網絡系統以交換式集線器(Switch HUB)通過雙絞線聯接若干個以太網集線器(HUB),每個HUB分別聯接若干臺收銀機、PC機等,Switch HUB再與服務器相聯接。另外還通過路由器和 DDN專線與銀行聯網,實現信用卡的自動轉帳。網絡采用標準的TCP/IP協議。
3、操作系統、數據庫及開發工具
主服務器和POS服務器的操作系統為SCO UNIX5.0,客戶機基于Windows95/98平臺。數據庫選用了Sybase system 11。Sybase數據庫產品的特點是基于客戶機/服務器結構設計,是典型的單進程多線索結構,支持大量的并發用戶。客戶端原采用Power Builder 4.0作為開發工具,現已升為Power Builder 6.5。PB是功能強大的面向對象開發工具,利用它可以快速有效地建立起美觀友好的圖形化用戶界面(GUI),使應用系統直觀方便,即使沒有計算機操作經驗的用戶也能很快地熟悉和掌握。
三、物流子系統功能設計
1、物流業務流程分析
包括對供貨商及其商品建立檔案,同時定價;商品入庫后開始銷售,銷售數據實時上傳,可通過PC機查看。當一種商品發生入庫、出庫、轉庫行為時,要能實時更改庫存狀況。每次盤點后也應維護商品的庫存賬。晚上停止營業后,要對一天的銷售數據進行集中處理,分表,改寫賬目,生成各種銷售表、進銷存日報等等,為第二天管理者分析前一天的經營狀況提供依據,同時為財務子系統生成憑證,提供數據源。
2、物流子系統主要業務功能
由于采用面向對象的設計方法,客戶端的應用程序具有高度的模塊化結構,可以根據企業的不同需要進行組合集成,擴充功能也極為方便。目前的系統有如下功能:
1)商品準入:主要是對各種信息代碼的建立、維護和查詢。它包括商品檔案的錄入、確認、廢止;商品分類代碼、往來單位、人員檔案、聯營單位信息、商品檔案等的維護、查詢;操作員權限、收款員口令、前臺信息、介質/匯率的維護;收款機參數的設定。還有友情卡(商場發行的一種可積分可打折的卡)檔案的維護、查詢;友情卡兌獎作業、兌獎記錄的查詢;友情卡折扣明細表。
2)基本業務管理:即對商品進行的庫存管理。包括進貨傳票、退貨傳票、調價單、調撥單、移庫單、虧溢單等單據的錄入、執行、查詢、打印;對商品明細帳、商品余額帳、調價明細以及各種業務匯總的查詢。
3)銷售監督:對前臺銷售數據的查看和監督。包括銷售額、收款情況的實時監控;部門銷售圖的實時監控;銷售明細、收款明細實時查詢;收款員業績、銷售日報、退貨、折扣、信用卡、介質構成、交易次數、款臺繳款、柜組收款等各種報表;銷售錯誤數據的更改;銷售數據校對(系統管理員才可使用)。
4)盤點管理系統:對每次盤點數據的處理。包括帳面數鎖定、查詢;實盤數錄入(可手工錄入也可使用盤點機生成盤點數據)、查詢、打印;帳面數與實盤數的比較及結果查詢、打印;盤點數據虧溢報賬;盤點庫存結構表。
5)促銷支持:支持企業的各種促銷活動。包括促銷定義、執行、促銷檔案查詢、促銷結果查詢、促銷結果分析報告;定、變價商品下發。
6)綜合分析:提供管理者日常所需的報表。包括按經代銷和引廠進店生成進銷存日報和匯總進銷存報表;商品銷售日報、部門折扣日報;分類銷售、部門銷售查詢;物價臺帳;庫存品種、銷售、未動銷庫存分析;自營品種銷售分析、銷小存大分析、友情卡品種分析、自營/引廠品種統計分析;銷售排名,銷售商品二八分析;對外上報的固定的統計報表;商品銷售環比、同比。
7)批量處理:對具有共性的數據處理過程實行一次性處理。包括批量主營柜臺修改;批量調撥、移庫、虧溢、退貨。
8)結算業務系統:對自營和引廠廠家的結算。包括生成結算計劃;打印結算清單、查詢結算;確認結算計劃,打印付款單。
9)操作權限維護:對管理員及操作員的權限可進行增加、刪除、修改、查詢(系統管理員才可使用)。
3、物流子系統與財務子系統的關聯
由于財務子系統的數據庫與物流子系統的數據庫在同一主服務器上,因此財務子系統在第二天可直接生成前一天的進銷存記帳憑證,實現了不同數據庫間的平滑連接。
4、實現了管理需要的各種分析功能
物流子系統因為基于單品核算,對于每種商品的進貨、庫存、銷售情況都一目了然。根據管理者的需求,系統可以按具體商品或小組、超市等不同范圍,對商品的暢銷、滯銷情況,庫存呆滯情況,銷存比例情況等進行詳細分析,提高了商品管理的透明度,為經營管理者提供了可靠的依據。
四、系統運行情況和不足
系統運行三年多時間,現在各方面基本穩定。系統自開始運行以來數據量已接近6G,每日的單據和報表基本都可查詢。目前運行效果良好,滿足了各級用戶的業務及管理上的需要,實現了預期的系統目標。但隨著時間的推移,該系統也暴露出了一些不足之處,應該引起領導者的重視。
1、 因超市為單店經營,當初出于資金上的考慮,沒有采用雙機熱備份。隨著數據量的逐步增大,不利于數據的穩定和安全;也不利于為企業今后的連鎖經營提供硬件基礎。
2、物流子系統雖然與財務子系統實現了連接,但與人事工資子系統并無關聯。一些考勤和獎金測算還需人工計算后再錄入計算機,加大了人事部門的工作量,不利于調動人員的積極性。
3、現在已經實現了對流轉數據的一些分析,但還是局限在現有的數據庫中,按照開發者設計好的報表格式提取數據。若引入數據倉庫技術,對數據重新進行系統地組織、加工,必然會使現有數據發揮出更大的作用。